Ihre Aufträge.
Ihre Monteure.
Ihre Software.

Für Betriebe, die Geräte instand halten und reparieren – Heizung und Sanitär, Elektro, Kälte, Aufzug – vom Solo-Betrieb über den inhabergeführten Kundendienst mit mehreren Monteur:innen bis zum Wartungs- und Prüfdienstleister. Dieselbe Softwarebasis – pro Betrieb werden nur die Module aktiviert, die Sie wirklich brauchen.

Jedes Gerät bekommt eine digitale Akte mit Typ, Seriennummer, Standort, Prüfprotokollen und Garantie. Diese Historie bleibt über Jahre erhalten – auch wenn der Besitzer wechselt – und ist die Grundlage jeder nächsten Reparatur. Jeder Einsatz zahlt auf die Geräteakte ein.

Ihre Kund:innen melden eine Störung über ein öffentliches Widget unter Ihrer eigenen Adresse – rund um die Uhr, ohne Telefonwarteschleife. Die Meldung landet direkt als Auftragsentwurf im System, mit automatischer Eingangsbestätigung. Das entlastet Ihr Büro und nichts geht mehr auf dem Zettel verloren.

Ja. Sie erstellen einen Kostenvoranschlag als PDF, holen die Kundenfreigabe ein, und die freigegebenen Positionen fließen anschließend direkt in die Abrechnung des Auftrags ein. Ein zuvor vereinbarter Anfahrts- oder Diagnosebetrag lässt sich anrechnen.

Über die Disposition sehen Sie je Techniker:in und Tag, wer wann wohin fährt. Aufträge werden mit Priorität und Termin zugewiesen; das Tagesboard zeigt Notfälle und freie Kapazität. Eine drag-and-drop-Plantafel mit Routenoptimierung ist in Vorbereitung.

Instand gleicht die nötige Qualifikation – etwa Elektrofachkraft oder Kälte-Sachkunde – stichtagsbezogen zum Einsatztag ab und warnt, wenn ein Nachweis fehlt oder ablaufende Nachweise die Zuweisung gefährden. So fährt niemand ohne die passende Berechtigung zum Kunden.

Nein. Die Überlappungsfreiheit je Techniker:in ist in der Datenbank hart erzwungen – nicht nur in der Oberfläche. Buchen zwei Disponent:innen gleichzeitig denselben Slot, gewinnt genau eine Buchung, die andere wird sauber abgewiesen. Eine Doppelbelegung ist technisch ausgeschlossen.

Braucht ein Einsatz ein Ersatzteil, bleibt der Termin vorläufig, bis das Teil im Wareneingang eingetroffen ist – dann bestätigt sich der Termin automatisch. So steht kein Monteur vor Ort ohne das benötigte Teil. Ein begründeter Notfall-Override ist möglich und wird revisionssicher protokolliert.

Ja. Jede:r Monteur:in ruft die eigene Tagesliste „Mein Tag“ mit Aufträgen, Terminen und Status im Browser auf – auch mobil. Eine offline-fähige App mit Hintergrund-Sync ist in Vorbereitung; der genaue Funktionsumfang zum Start wird mit Ihnen abgestimmt.

Instand ist darauf ausgelegt, den Einsatz vor Ort mit Arbeitszeit, verbautem Material und Fotos im Auftrag festzuhalten. Der digitale Rapport mit Unterschrift vor Ort gehört zum vorgesehenen Vor-Ort-Ablauf. Welche Teile davon in Ihrem Betrieb zum Start aktiv sind, stimmen wir gemeinsam ab.

Ja. Instand führt digitale Prüfprotokolle nach DGUV V3 und VDE 0701-0702, erzeugt das Protokoll als PDF und die passende Prüfplakette. Fälligkeiten werden am Gerät geführt, damit keine wiederkehrende Prüfung übersehen wird.

Die Kälte-Sachkunde ist als Qualifikation hinterlegt und fließt in das Matching ein, sodass nur berechtigte Techniker:innen Kälteeinsätze übernehmen. Eine dedizierte Kältekreislauf-Dokumentation ist auf der Roadmap; den konkreten Umfang klären wir mit Ihrem Betrieb.

Instand führt ein Hauptlager und je Fahrzeug ein eigenes Lager, mit Umbuchungen, Mindestbeständen und Inventur. In der Planung wird die Teiledeckung berücksichtigt, damit das benötigte Material beim Einsatz vorhanden ist.

Ja. Was in einem Auftrag verbaut wird, geht vom Lagerbestand ab – ein Auftrag kann kein Teil verbauen, das es nicht gibt. Der Bestand kann nicht unter null fallen; diese Regel ist in der Datenbank verankert.

Ja. Aus dem Teilebedarf entstehen Bestellungen an Ihre Lieferanten, inklusive Bestell-PDF. Der Wareneingang wird gebucht und – wo ein Einsatz auf das Teil wartet – der zugehörige Folgetermin automatisch bestätigt.

Die Rechnung entsteht direkt aus dem Auftrag: Arbeitszeit, verbaute Teile und Anfahrt werden übernommen, ohne dass Sie etwas abtippen. Wartungsverträge werden pauschal oder nach Einsatz abgerechnet. Buchhaltung und DATEV-Übergabe laufen über den gemeinsamen Finanzkern.

Ja. Für Privatkund:innen wird der steuerlich begünstigte Lohnanteil für Handwerkerleistungen nach §35a EStG getrennt auf der Rechnung ausgewiesen. Die abschließende steuerliche Einordnung treffen Sie mit Ihrer Steuerberatung – Instand setzt sie konsequent um.

Ja. Rechnungen aus dem Auftrag lassen sich als E-Rechnung über den Rechnungslayer der Plattform ausgeben. Instand ist auf die Anforderungen an die elektronische Rechnung ausgelegt; die konkrete Ausprägung richtet sich nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Die Abrechnung entsteht aus dem Auftrag und wird als Rechnung oder E-Rechnung übergeben. Eine Kartenzahlung direkt vor Ort ist vorgesehen und wird je nach Zahlungsdienstleister eingerichtet; sie ist nicht in jedem Startumfang enthalten.

Wartungsverträge erzeugen ihre Einsätze automatisch zur Fälligkeit, ohne dass jemand daran denken muss. Abgerechnet wird pauschal oder nach tatsächlichem Einsatz. Reaktionszeiten und Sammelabrechnung bauen wir je nach Vertragsmodell für Sie aus.

Ja. Instand läuft auf Servern in Deutschland. Das ist unser bewusster Gegenentwurf zu Anbietern mit Servern im EU-Ausland oder in den USA – inklusive AVV-Kette und Löschkonzept.

Instand ist auf DSGVO und GoBD ausgelegt: Zugriffskontrolle, Mandantentrennung, Unveränderbarkeit steuerlich relevanter Vorgänge und Aufbewahrungsfristen. Die abschließende rechtliche Bewertung trifft Ihre Beratung.

Ja. Jeder Auftrag führt ein unveränderbares, lückenlos verkettetes Protokoll (append-only Audit mit Hash-Kette), Rechnungsnummern sind lückenlos, und steuerlich relevante Vorgänge lassen sich nicht nachträglich ändern. So bleiben Ihre Belege nachvollziehbar und prüfungsfest.

Weil jeder Baustein individuell für Ihren Betrieb entwickelt wird, gibt es keinen Stangenpreis. Sie zahlen für das, was Sie nutzen, und starten klein. Ein konkretes Angebot erstellen wir nach einem kurzen Gespräch über Ihre Abläufe.

Nein. Die meisten Betriebe starten mit Geräteakte, Auftragsverwaltung, Disposition und der Monteur-Tagesliste und ergänzen später Lager, Wartungsverträge, Prüfung oder Auswertungen. Jeder Baustein wächst mit Ihrem Betrieb.

Ja. Bestehende Kunden-, Geräte- und Vertragsdaten lassen sich übernehmen. Den Umzug begleiten wir, damit der laufende Betrieb nicht stillsteht.

Instand wird von der xKMU digital solutions UG in Weimar entwickelt und betreut – Beratung und Entwicklung aus einer Hand, mit festen Ansprechpartner:innen im DACH-Raum.